Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu. [Video i kviz]

Kratak odgovor: AI bilješke u Teamsu najbolje funkcioniraju kada administratori prvo omoguće odgovarajuće Copilot i pravila transkripcije, a zatim organizatori uključe Facilitator ili koriste Recap u podržanim sastancima. Kada licenciranje, transkripcija ili vrsta sastanka nisu ispravno postavljeni, bilješke se možda neće prikazati ili mogu biti nepotpune.

Ključne zaključke:

Administratorska kontrola: Provjerite pravila sastanaka u Teamsu prije nego što očekujete pojavljivanje AI bilješki.

Provjera licence: Spojite značajke Facilitator, Recap i Copilot s ispravnim ovlaštenjima.

Zahtjev za transkripciju: Omogućite i pokrenite transkripciju kada su bilješke umjetne inteligencije nakon sastanka važne.

Priprema sastanka: Koristite zakazane, podržane sastanke s jasnim dnevnim redom kako biste poboljšali rezultate.

Ljudski pregled: Provjerite imena, odluke, rokove i osjetljive detalje prije dijeljenja bilješki.

1. Što znače AI bilješke u Teamsu 🤖

Prije nego što se upustimo u to kako omogućiti AI bilješke u Teamsu, potrebno je razdvojiti tri slične značajke:

• Bilješke generirane umjetnom inteligencijom tijekom sastanka - obično putem Facilitatora u sastancima Teamsa.

• Bilješke umjetne inteligencije u sažetku - bilješke i zadaci praćenja prikazani nakon sastanka ili događaja.

• Bilješke sa sastanka Copilota – bilješke generirane putem Microsoft 365 Copilota iz iskustva razgovora sa sastanka ili sažetka.

Facilitator može generirati bilješke umjetne inteligencije u stvarnom vremenu, sažeti ključne odluke, dokumentirati otvorena pitanja, odgovarati na pitanja u chatu na sastanku i pomoći u upravljanju zadacima. Microsoft kaže da je za dodavanje Facilitatora na sastanak ili njegovo uključivanje tijekom sastanka potrebna licenca za Microsoft 365 Copilot , iako interni sudionici sastanka mogu vidjeti ažuriranja uživo nakon što se pokrene.

Ta razlika je važna jer jedna osoba može reći „AI bilješke“ i misliti na uglađenu ploču s bilješkama uživo, dok druga osoba misli na karticu AI bilješke nakon sastanka. Ista kuhinja, druge ladice.

2. Kratka kontrolna lista prije omogućavanja AI bilješki u Teamsu ✅

Evo suhoparnog, ali važnog dijela. AI bilješke se ne pojavljuju magično samo zato što je netko kliknuo "Pridruži se". Obično vam je potrebna ispravna licenca, ispravna administratorska pravila, omogućena transkripcija i format sastanka koji podržava tu značajku.

Prvo provjerite ovo:

• Vaša organizacija ima Microsoft 365 Copilot za bilješke uživo s umjetnom inteligencijom voditelja ili Teams Premium / Copilot gdje se koriste značajke inteligentnog sažetka.

• Pravila sastanaka u Teamsu dopuštaju transkripciju.

• Copilot nije blokiran administratorskim pravilima.

• Sastanak je zakazani sastanak u Teamsu gdje je ta značajka podržana.

• Organizator ili prezenter ima dopuštenje za uključivanje odgovarajuće značajke umjetne inteligencije.

• Sastanak je dovoljno dug i transkribiran ako želite bilješke umjetne inteligencije nakon sastanka.

Microsoftovog Teamsa Premium uključuje "Pregled bilješki i zadataka generiranih umjetnom inteligencijom sa sastanaka" kao komunikacijsku mogućnost pokretanu umjetnom inteligencijom, dok u smjernicama za Facilitator zasebno stoji da je za dodavanje ili uključivanje Facilitatora potreban Microsoft 365 Copilot.

Mala začkoljica, jer naravno postoji jedna: AI bilješke u Recapu dostupne su za događaje koji su trajali dulje od pet minuta i transkribirani su na engleski, a Microsoft također napominje da se formatiranje može razlikovati ovisno o jeziku transkripcije.

3. Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu kao administrator 🛠️

Za administratore, kako omogućiti AI bilješke u Teamsu počinje u administratorskom centru Teamsa, a ne unutar samog sastanka. Tu se mnogi zaglave. Stalno traže gumb AI bilješke, ali pravilo tiho govori „ne“ u pozadini.

Administratorska putanja je obično:

1. Otvorite administratorski centar za Teams.

2. Idi na Sastanke.

3. Odaberite Pravila za sastanke.

4. Odaberite postojeću politiku ili stvorite novu.

5. Pronađite Snimanje i transkripcija .

6. Pronađite Copilot .

7. Odaberite jednu od dostupnih opcija:

   • Na

   • Uključeno s potrebnim spremljenim transkriptom

   • Uključeno s transkriptom spremljenim prema zadanim postavkama

   • Isključeno

8. Spremite pravilo i provjerite je li dodijeljeno pravim korisnicima.

Microsoftove administratorske smjernice navode postavke pravila za sastanke programa Copilot i objašnjavaju da pravila transkripcije utječu na to može li Copilot raditi tijekom i nakon sastanaka.

Također morate potvrditi da je sama transkripcija dostupna. Transkripcija u Teamsu je značajka kontrolirana pravilima, a organizator i korisnik koji pokreće transkripciju moraju omogućiti postavku za sastanke, webinare ili gradske vijećnice kako bi uključili transkripte.

Ovo je dio koji ljudi preskaču, a zatim krive Teams. Ponekad Teams to zaslužuje. Ipak, ne uvijek.

4. Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu prilikom zakazivanja sastanka 📅

Za organizatore sastanaka, najlakši put je pripremiti AI bilješke prije početka sastanka. To daje Teamsu više prostora da se ponaša pristojno, poput mačke koja je već nahranjena.

Za dodavanje voditelja prilikom zakazivanja:

1. Otvorite Kalendar u Teamsu.

2. Odaberite Novo.

3. Uključite za sastanak u aplikaciji Teams .

4. Odaberite Opcije.

5. Idi na Copilota i ostale umjetne inteligencije.

6. Provjerite Dopusti kopilota i voditelja postavljeno na jedno od sljedećeg:

   • Samo tijekom sastanka

   • Tijekom i nakon sastanka

7. Uključite prekidač Facilitator

8. Odaberite Primijeni.

za Microsoftov Facilitator kažu da je ovo put zakazivanja, a također napominju da se Facilitator može dodati samo zakazanim sastancima, a ne sastancima kanala, trenutnim sastancima ili pozivima Teamsa.

Dobar poziv na sastanak također pomaže. Dodajte jednostavan dnevni red u opis ili bilješke sa sastanka. Facilitator može provjeriti dnevni red u pozivnici ili bilješkama sa sastanka Loopa i koristiti ga kako bi pomogao u organizaciji rasprave. Nije magično, ali prilično blizu kada vaš sastanak ima previše trenutaka "još samo jedna stvar".

5. Kako uključiti AI bilješke tijekom sastanka uživo u Teamsu 🎙️

Možda ste zaboravili omogućiti to prilikom zakazivanja. Događa se. Otvorite sastanak, netko kaže "Može li umjetna inteligencija zapisivati ​​bilješke?" i odjednom svi gledaju organizatora kao da kontrolira Mjesec.

Za uključivanje Facilitatora tijekom sastanka:

1. Pridružite se sastanku Teamsa.

2. Odaberite Više akcija iz kontrola sastanka.

3. Odaberite Uključi facilitatora.

4. Odaberite jezik sastanka ako Teams to zatraži.

5. Pričekajte nekoliko minuta da se bilješke počnu pojavljivati.

Nakon što je Facilitator uključen, ikona Bilješki se mijenja kako bi naznačila da su bilješke generirane umjetnom inteligencijom aktivne. Microsoft kaže da se bilješke ne pojavljuju odmah i da im može trebati nekoliko minuta jer se temelje na raspravi zabilježenoj u transkriptu.

Jedan važan detalj uloge: mobilni sudionici mogu vidjeti bilješke uživo, ali samo organizatori ili prezenteri koji koriste Teams na računalu ili webu mogu uključiti ili isključiti Facilitator tijekom sastanka.

Dakle, ako se netko pridružuje s telefona u taksiju i pita zašto ga ne može aktivirati, to bi mogao biti razlog. Dosadno? Da. Logično? Uglavnom.

6. Kako pronaći AI bilješke nakon sastanka Teamsa 🔎

Nakon što sastanak završi, bilješke ne nestaju u magli produktivnosti. Obično ih možete pronaći u chatu sastanka ili u sažetku.

Za pregled sadržaja generiranog umjetnom inteligencijom nakon sastanka:

1. Otvorite Chat u Teamsu.

2. Odaberite razgovor za sastanak.

3. Odaberite Sažetak na vrhu.

4. Odaberite Bilješke ili AI bilješke, ovisno o iskustvu prikazanom kod vašeg najmoprimca.

Microsoft kaže da se sadržaju koji generira Facilitator može pristupiti putem chata sastanka i bilješki sa sastanka u Recapu nakon završetka sastanka. Bilješke sa sastanka generirane umjetnom inteligencijom pohranjuju se na Microsoft Loop stranici, a sudionici sastanka mogu uređivati ​​tu Loop stranicu prije, tijekom ili nakon sastanka.

Za bilješke Recap AI u širem smislu, Microsoft kaže da korisnici mogu pregledavati ručno generirane i bilješke generirane umjetnom inteligencijom plus zadatke praćenja odabirom bilješki umjetne inteligencije u sažetku događaja, pod uvjetom da sastanak ispunjava zahtjeve za transkripciju.

Ovdje AI Notes postaje više od pukog trika za sastanke. Možete izvući odluke, zadatke, propušteni kontekst i praćenje bez ponavljanja cijelog razgovora kao da istražujete mjesto zločina u malom uredu 🕵️.

7. Tablica usporedbe: Načini korištenja AI bilješki u Teamsu 📊

Microsoftove smjernice za podršku za bilješke generirane pomoću Copilota kažu da korisnici mogu odabrati Copilot iz chata sastanka, odabrati više upita, generirati bilješke sa sastanka, kopirati ih i zalijepiti negdje drugdje, a istovremeno podsjećaju korisnike da provjere AI izlaz jer može biti netočan.

8. Najbolja postavka sastanka za bolje AI bilješke u Teamsu 🧠

Znati kako omogućiti AI bilješke u Teamsu je pola posla. Dobivanje vrijednih bilješki je druga polovica. AI je pristojan u strukturiranju, ali nije čitač misli koji nosi slušalice. Potrebni su joj čisti unosi.

Koristite ovu postavku:

• Dodajte jasan dnevni red prije sastanka.

• Izgovorite odluke naglas: „Odluka: pilot program pokrenut ćemo sljedeći tjedan.“

• Usmeno dodijelite vlasnike: „Maya je odgovorna za praćenje financija.“

• Zastanite prije promjene teme.

• Izbjegavajte petero ljudi koji se međusobno prekobavaju. Da, ambiciozno.

• Dosljedno koristite imena kako bi vlasništvo nad zadacima bilo jasnije.

• Kad god je to moguće, održavajte dosljednost jezika sastanka.

• Provjerite bilješke prije nego što ih podijelite s drugima.

Moderator može otkriti dnevne redove iz pozivnice za sastanak ili bilješki sa sastanka u Loopute može pomoći u praćenju tema dnevnog reda tijekom sastanka.

Tiho učinkovit trik: najavite svoje akcijske stavke kao da pripovijedate za vrlo umornog asistenta. Ne robotski, samo jasno. „Akcijska stavka: Jordan će poslati ažurirani špil.“ Takva rečenica čini bilješke umjetne inteligencije mnogo manje razuzdanima.

9. Uobičajeni problemi kada se AI bilješke ne prikazuju ⚠️

Ako u Teamsu nedostaju AI bilješke, nemojte odmah pretpostaviti da je značajka pokvarena. Moguće jest, ali postoji nekoliko uobičajenih blokatora.

Uobičajeni uzroci uključuju:

• Nemate pravo na Copilot ili Teams Premium za značajku koju pokušavate koristiti.

• Kopilot je onemogućen u pravilima sastanaka u Teamsu.

• Transkripcija je onemogućena za organizatora ili osobu koja je pokušava pokrenuti.

• Sastanak je prekratak za bilješke Recap AI-a.

• Sastanak nije transkribiran.

• Nepodržana vrsta sastanka, kao što je sastanak kanala za voditelja.

• Pogrešna uloga, poput sudionika koji pokušava uključiti voditelja.

• Ograničenja za vanjske sudionike.

• Oznake osjetljivosti ili izdvajanje agende blokiranjem šifriranja.

U Microsoftovoj dokumentaciji navodi se da Teams koristi transkript događaja, podatke o prisutnosti i podatke PowerPoint Livea kako bi pružio značajke inteligentnog sažetka pokretane umjetnom inteligencijom, tako da nedostatak podataka o transkriptu može značiti gubitak vrijednosti sažetka umjetne inteligencije.

Za bilješke voditelja uživo, imajte na umu da samo organizatori i prezenteri na računalu ili webu mogu uključiti ili isključiti voditelja tijekom sastanka. Korisnici mobilnih uređaja mogu pregledavati bilješke uživo, ali ne mogu aktivirati značajku na isti način.

10. Privatnost, dopuštenja i pravilo „Molimo provjerite ovo“ 🔐

AI bilješke su korisne, ali nisu pravni stenograf, službenik za usklađenost ili vaš kolega koji je najviše opsjednut detaljima. Generiraju se iz podataka sa sastanaka i mogu promašiti kontekst, nespretno formulirati nešto ili pretvoriti neurednu raspravu u samouvjereno izgledajući sažetak koji je samo uglavnom točan.

Microsoft navodi da se sadržaj generiran umjetnom inteligencijom u sažetku Teamsa temelji na transkriptu događaja i pokreće ga GPT i drugi AI modelite da može biti netočan, nepotpun ili neprikladan.

Dakle, praktično pravilo je jednostavno:

• Pregledajte AI bilješke prije slanja klijentima.

• Provjerite odluke, brojeve, imena i rokove.

• Potvrdite osjetljive podatke prije nego što ih pohranite ili proslijedite.

• Izbjegavajte oslanjanje na AI bilješke kao jedini zapis za pravne, kadrovske, financijske ili regulirane odluke.

• Pobrinite se da sudionici razumiju pravila transkripcije i sažetka generiranog umjetnom inteligencijom.

Timovi također imaju opcije sastanaka i administratorske kontrole za osjetljivi sadržaj sastanaka, uključujući kontrole povezane s kopiranjem, prosljeđivanjem, snimkama, transkriptima i uvidima generiranim umjetnom inteligencijom.

Malo paranoje ovdje je zdravo. Ne paranoja od folije, samo paranoja tipa "možda nemoj lijepiti sirovi sažetak umjetne inteligencije u memorandum na ploči bez da ga pročitaš".

11. Savjeti za uvođenje za administratore i voditelje timova 🚀

Uvođenje AI Notes-a najbolje funkcionira kada ne okrenete samo prekidač i ne nadate se da će se svi ponašati kao u videu za obuku.

Jednostavan plan implementacije:

1. Odaberite malu pilotnu skupinu.

2. Potvrdite licence i pravila.

3. Omogućite postavke transkripcije i Copilota za tu grupu.

4. Organizirajte probni sastanak.

5. Isprobajte bilješke voditelja uživo.

6. Isprobajte bilješke umjetne inteligencije s rekapitulacijom nakon sastanka.

7. Dokumentirajte točne korake koje vaši korisnici vide.

8. Izradite kratki interni vodič „kada koristiti AI bilješke“.

9. Uključite podsjetnike o privatnosti.

10. Pitajte ljude što ih je zbunilo, jer će vam reći. Glasno.

Razlog za pilotni projekt je taj što se iskustva s Teamsom mogu razlikovati ovisno o licenciranju, administratorskim pravilima, vrsti sastanka, verziji klijenta i organizacijskim postavkama. Nije to jedan veliki crveni gumb. Više je poput ladice pune gumba, neki su bolje označeni od drugih.

12. Brzi odgovor: Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu 🏁

Evo sažete verzije vodiča Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu:

Za administratore:

• Idite u administratorski centar za Teams.

• Otvorite Sastanci > Pravila za sastanke.

• U odjeljku Snimanje i transkripcijaomogućite odgovarajuću Copilota .

• Provjerite je li transkripcija dopuštena.

• Dodijelite pravilo pravim korisnicima.

Za organizatore:

• Izradite zakazani sastanak u Teamsu.

• Otvorite Opcije > Kopilot i ostala umjetna inteligencija.

• Postavite Dopusti kopilota i facilitatora na omogućenu opciju.

• Uključite Facilitatora.

• Primijenite postavku.

Tijekom sastanka:

• Odaberite Više radnji.

• Odaberite Uključi facilitatora.

• Pričekajte nekoliko minuta da se pojave bilješke generirane umjetnom inteligencijom.

Nakon sastanka:

• Otvorite chat sastanka.

• Idi na Sažetak.

• Odaberite Bilješke ili AI bilješke.

To je čista verzija. Praktična verzija uključuje provjeru licenci, pravila, transkripcije, uloga i ima li Teams jedan od onih dana.

Završne misli 💬

Omogućavanje AI bilješki u Teamsu nije teško nakon što su dijelovi poredani, ali ih je lako pomiješati. Administratori kontroliraju pravila. Organizatori kontroliraju postavljanje sastanka. Izlagači i organizatori mogu aktivirati Facilitatora u podržanim sastancima. Transkripcija daje AI-u nešto s čime može raditi. Rekapitulacija je mjesto gdje sastanak postaje pretraživ, pregledan i - idealno - manje zatrpan memorijom.

Najbolja postavka je jednostavna: omogućite ispravne politike, uključite transkripciju, pravilno zakažite sastanak, koristite Facilitator kada su bilješke uživo važne i pregledajte izlaz prije nego što ga tretirate kao istinu uklesanu u kamene ploče 🪨. AI bilješke su vrlo korisne, ali to su i dalje bilješke stroja koji sluša ljude kako se međusobno prekidaju. Dakle, da, koristite ih. Samo držite jednu obrvu lagano podignutu.

Primjer iz stvarnog svijeta: Korištenje AI Notes-a za tjedni sastanak klijentskog projekta 🧾

Scenarij

Zamislite malu web agenciju koja vodi tjedni 45-minutni Teams sastanak s klijentom. Isti problemi se stalno pojavljuju: odluke se zakopavaju u chatu, akcijske stavke se napola pamte, a netko nakon svakog sastanka provede 20-30 minuta pretvarajući zapetljane bilješke u ažuriranje za klijenta.

Ovo je izmišljen, ali realan primjer scenarija. Agencija koristi AI Notes u Teamsu za izradu prvog nacrta bilješki sa sastanka, a zatim voditelj projekta pregledava rezultate prije nego što išta ide klijentu. Taj posljednji dio je važan. AI pomaže s administrativnim poslovima, a ne zamjenjuje čovjeka koji razumije projekt.

Sastanak je zakazan u Teamsu, transkripcija je omogućena, a Facilitator je uključen prije početka poziva. To se poklapa s glavnom poantom članka: AI bilješke najbolje funkcioniraju kada se prvo dogovore licenciranje, pravila sastanka, transkripcija i postavljanje sastanka.

Što asistentu treba

Za ovu postavu, organizator priprema:

Planirani sastanak u Teamsu, a ne brzi ad hoc poziv.

Kratki dnevni red u pozivu na sastanak.

Transkripcija je omogućena za sastanak.

Facilitator je uključen prije početka sastanka.

Voditelj projekta zadužen za pregled bilješki o umjetnoj inteligenciji.

Jednostavna kontrolna lista za pregled imena, datuma, troškova, rokova i odluka klijenata.

Dobar dnevni red mogao bi izgledati ovako:

Dnevni red:

Pregledajte rezultate prošlog tjedna.

Potvrdite promjene teksta na početnoj stranici.

Odlučite hoćete li zadržati ili ukloniti video s cijenama.

Dodijelite vlasnike za zadatke pokretanja.

Potvrdite sljedeći datum pregleda.

To daje umjetnoj inteligenciji više strukture nego nejasni poziv za "nadoknađivanje projekta". Također pomaže ljudima da ostanu malo manje raspršeni, što je uvijek bonus.

Primjer upute

Na početku sastanka, organizator može reći nešto poput:

„Danas koristimo bilješke generirane umjetnom inteligencijom za bilježenje odluka i akcijskih zadataka. Molimo vas da jasno navedete odluke, navedete ime vlasnika za svaki zadatak i navedete rokove gdje je to moguće. Pregledat ćemo bilješke prije nego što ih podijelimo nakon sastanka.“

Tijekom sastanka, voditelj projekta može jasno istaknuti sljedeće akcijske stavke:

„Odluka: video s cijenama zadržavamo za lansiranje.“

„Zadatak: Priya će poslati revidiranu verziju početne stranice do četvrtka u 15 sati.“

„Zadatak: Marko će provjeriti aktiviraju li se analitičke oznake ispravno prije petka.“

Ovo se u početku može činiti malo formalnim, ali daje umjetnoj inteligenciji jasne udice s kojima može raditi. Ulaze nejasne rasprave, izlaze nejasne bilješke. Ulaze jasne odluke, izlaze praktične bilješke.

Kako to testirati

Provedite mali test na tri sastanka prije nego što ga primijenite na cijeli tim.

Sastanak 1: Koristite samo uobičajene ručne bilješke.

Sastanak 2: Koristite AI bilješke, ali bez strukturiranog dnevnog reda.

Sastanak 3: Koristite AI bilješke s jasnim dnevnim redom i izgovorenim formatom akcijskih zadataka.

Nakon svakog sastanka provjerite:

Koliko je vremena potrebno za izradu konačnih bilješki spremnih za klijenta.

Koliko akcijskih stavki treba ispraviti.

Jesu li rokovi ispravno zabilježeni.

Je li za svaki zadatak pridružen pravi vlasnik.

Sadrži li sažetak nešto što nije dogovoreno.

Recenzent bi trebao usporediti bilješke umjetne inteligencije s transkriptom prije slanja bilo čega izvana. To je posebno važno za novac, rokove, pravne formulacije, odobrenja ili obveze prema klijentima.

Proizlaziti

Ilustrativni rezultat, temeljen na mjerenju vremena triju uzorkovanih 45-minutnih projektnih sastanaka:

Samo bilješke u priručniku: 28 minuta za izradu čistog ažuriranja klijenta.

Bilješke umjetne inteligencije bez jasnog dnevnog reda: 17 minuta za pregled i čišćenje bilješki.

Bilješke umjetne inteligencije s dnevnim redom i jasno izgovorenim akcijskim planovima: 9 minuta za pregled i slanje konačnog ažuriranja.

To je procijenjenih 19 minuta uštede po sastanku u usporedbi s ručnim postupkom. Kroz četiri tjedna sastanka s klijentima mjesečno, to bi bilo oko 76 minuta uštede mjesečno za jednog voditelja projekta.

Provjera kvalitete jednako je važna kao i ušteda vremena. U ovom primjeru testa, strukturirana verzija AI Notes ispravno je uhvatila 8 od 9 zadataka. Jedina pogreška bio je rok koji je zahtijevao ljudsku korekciju. Upravo zato AI Notes treba tretirati kao snažan prvi nacrt, a ne kao konačni izvor istine.

Što može poći po zlu

Najčešći neuspjeh je nejasan govor. Ako netko kaže: „Riješit ćemo to sljedeći tjedan“, umjetna inteligencija možda ne zna tko je vlasnik „tog“ ili što „sljedeći tjedan“ znači.

Ostali rizici uključuju:

Zadatak koji je dodijeljen pogrešnoj osobi.

Blagi prijedlog napisan kao čvrsta odluka.

Propuštanje ili pogrešno čuvanje roka.

Osjetljivi podaci o klijentu pojavljuju se u bilješkama koje se previše široko dijele.

Transkript nije dostupan, što slabi sažetak nakon sastanka.

Organizator pretpostavlja da su AI bilješke automatski točne jer izgledaju uredno.

Rješenje nije glamurozno, ali je učinkovito: koristite kontrolnu listu za pregled, potvrdite akcijske stavke prije završetka sastanka i nemojte slati sirove bilješke umjetne inteligencije izravno klijentu.

Praktična informacija

AI bilješke u Teamsu najbolje funkcioniraju kada je sastanak već dobro organiziran. Dodajte dnevni red, uključite odgovarajuće postavke, jasno izgovorite odluke i odredite jednu osobu odgovornom za pregled. Učinite to i AI bilješke mogu pretvoriti pretrpan sastanak u upotrebljiv nastavak u nekoliko minuta umjesto stvaranja još jednog dokumenta o kojem svi kasnije moraju raspravljati.

Često postavljana pitanja

Kako mogu omogućiti AI bilješke u Teamsu kao administrator?

Da biste kao administrator omogućili AI bilješke u Teamsu, započnite u administratorskom centru Teamsa. Idite na Sastanke, otvorite Pravila za sastanke i pregledajte odjeljak Snimanje i transkripcija. Provjerite je li Copilot dopušten i je li transkripcija omogućena za prave korisnike. Pravila također moraju biti dodijeljena osobama koje bi trebale imati pristup AI bilješkama.

Koje su mi licence potrebne za AI Notes u Teamsu?

Licenca ovisi o značajki AI bilješki koju želite koristiti. Bilješke uživo generirane AI-jem s Facilitatorom obično zahtijevaju Microsoft 365 Copilot. AI bilješke u Recapu mogu ovisiti o pristupu Teams Premium ili Copilotu. U mnogim organizacijama administratori bi trebali provjeriti i pravila licenciranja i pravila sastanaka prije nego što pretpostave da je značajka dostupna.

Zašto se AI bilješke ne prikazuju na mom sastanku u Teamsu?

AI bilješke se možda neće pojaviti ako je Copilot onemogućen, transkripcija je blokirana ili vrsta sastanka nije podržana. Sastanak također može biti prekratak, nije transkribiran ili mu nedostaju odgovarajuće dozvole organizatora. Uobičajeno rješenje je provjera korisničke licence, pravila sastanaka u Teamsu, postavki transkripcije i je li sastanak zakazan, a ne odmah započeo.

Mogu li uključiti AI bilješke tijekom sastanka uživo u Teamsu?

Da, na podržanim sastancima organizator ili prezenter može uključiti Facilitatora tijekom sastanka. To obično čine putem Više radnji u kontrolama sastanka, a zatim odabiru Uključi Facilitatora. Bilješke se mogu pojaviti tek za nekoliko minuta jer Teamsu treba sadržaj rasprave iz transkripta prije nego što može generirati korisne bilješke.

Gdje mogu pronaći AI bilješke nakon sastanka u Teamsu?

Nakon sastanka otvorite chat sastanka u Teamsu i odaberite Sažetak. Ovisno o vašim postavkama, možete vidjeti Bilješke ili AI bilješke. Bilješke koje generira facilitator mogu se pojaviti i putem chata sastanka i bilješki sa sastanka. Obično AI bilješke nakon sastanka najbolje funkcioniraju kada je sastanak transkribiran i ispunjava zahtjeve značajke.

Koja je razlika između bilješki sa sastanka voditelja, sažetka i kopilota?

Facilitator je uglavnom namijenjen za bilješke generirane umjetnom inteligencijom tijekom sastanka. Sažetak je mjesto gdje korisnici pregledavaju bilješke, zadatke i sadržaj sastanka nakon sastanka. Bilješke sa sastanka Copilota generiraju se putem Copilot iskustva iz chata sastanka ili sažetka. Preklapaju se, ali nisu potpuno ista značajka, pa se zahtjevi za postavljanje mogu razlikovati.

Trebaju li sastanci Teamsa transkripciju za rad AI bilješki?

U mnogim tijekovima rada s bilješkama umjetne inteligencije u Teamsu, transkripcija je ključna jer umjetnoj inteligenciji daje nešto za analizu. Bilješke umjetne inteligencije posebno ovise o dostupnosti transkripta i ispunjavanju uvjeta za sastanak. Administratori bi trebali potvrditi da je transkripcija dopuštena u pravilima sastanaka, a organizatori bi trebali osigurati da se sastanak transkribira kada im trebaju bilješke nakon sastanka.

Tko može uključiti Facilitator za AI bilješke u Teamsu?

Organizatori ili prezenteri obično mogu uključiti Facilitatora koristeći Teams na računalu ili webu. Korisnici mobilnih uređaja mogu vidjeti bilješke uživo, ali možda neće moći sami aktivirati Facilitatora. Ova razlika u ulogama često objašnjava zašto jedan sudionik vidi opciju bilješki, dok je druga osoba ne može omogućiti.

Kako mogu dobiti bolje bilješke sa sastanaka generirane umjetnom inteligencijom u Teamsu?

Koristite jasan dnevni red, izgovarajte odluke naglas i jasno dodijelite akcijske stavke po imenu. Izbjegavajte da se ljudi međusobno nadglasavaju kad god je to moguće i održavajte dosljednost jezika sastanka. Bilješke umjetne inteligencije najbolje funkcioniraju kada sastanak ima strukturu. Također pomaže pregledati bilješke prije nego što ih podijelite s drugima.

Jesu li AI bilješke u Teamsu dovoljno pouzdane za dijeljenje?

Bilješke umjetne inteligencije su korisne, ali ih ipak treba provjeriti prije dijeljenja, posebno s klijentima ili vodstvom. Pregledajte imena, brojeve, odluke, rokove i osjetljive detalje. Praktično pravilo članka je tretirati bilješke umjetne inteligencije kao koristan nacrt, a ne kao savršen pravni ili dokument o usklađenosti. Ljudski pregled je i dalje važan.

Reference

1. Microsoftova podrška - Facilitator na sastancima Microsoft Teamsa - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Postavke pravila za sastanke Copilota - learn.microsoft.com

Pronađite najnoviju umjetnu inteligenciju u službenoj trgovini AI Assistant

O nama