Kako koristiti umjetnu inteligenciju na poslu [Video i kviz]

Ukratko: Koristite umjetnu inteligenciju na poslu za izradu nacrta, sažimanje, organiziranje i analizu s niskim rizikom, a istovremeno osiguravajte odgovornost ljudi za točnost i donošenje odluka. Započnite s jednim ponavljajućim zadatkom, uklonite osjetljive informacije i pregledajte svaki rezultat - posebno kada bi to moglo utjecati na nečija prava, egzistenciju, sigurnost ili budućnost.

Odgovornost: Osigurati da kvalificirane osobe ostanu odgovorne za odluke s velikim utjecajem i konačna odobrenja.

Privatnost: Koristite odobrene alate i uklonite povjerljive ili identifikacijske podatke prije slanja bilo čega.

Transparentnost: Objavite korištenje umjetne inteligencije kad god to zahtijevaju pravila na radnom mjestu, očekivanja klijenata ili potencijalne posljedice.

Provjera: Usporedite činjenice, vlasnike, rokove i pretpostavke s izvornim materijalom.

Testiranje: Izmjerite ukupno vrijeme, potrebne ispravke i utjecaj na korisnika prije proširenja bilo kojeg tijeka rada.

1. Što uključuje korištenje umjetne inteligencije na poslu

Korištenje umjetne inteligencije na poslu ne znači nužno zamjenu osobe ili automatizaciju cijelog posla. U većini radnih mjesta umjetna inteligencija je daleko vrijednija kao alat za podršku.

Zamislite to kao brzog, pomalo previše samouvjerenog asistenta.

Može vam pomoći:

• Nacrti e-poruka i dokumenata

• Sažmite duge informacije

• Generirajte ideje

• Organizirajte razbacane bilješke

• Analizirajte osnovne podatke

• Pripremite se za sastanke

• Izradite kontrolne liste i planove

• Prepišite sadržaj za različite publike

• Objasnite nepoznate pojmove

• Pretvorite grube misli u nešto upotrebljivo

Umjetna inteligencija često može stvoriti pristojnu prvu verziju u sekundama. Možda nije savršena - ponekad je previše formalna, ponekad repetitivna, a s vremena na vrijeme samouvjereno luta u živicu.

Ipak, započeti s nečim je obično lakše nego započeti ni s čim.

Cilj nije dopustiti da umjetna inteligencija upravlja vašim razmišljanjem. Cilj je provoditi manje vremena na trenju niske vrijednosti kako biste imali više energije za prosuđivanje, kreativnost, odnose i odluke.

2. Zašto je važno naučiti kako koristiti umjetnu inteligenciju na poslu

Posao je pun malih zadataka koji troše više vremena nego što zaslužuju.

Petominutni e-mail pretvara se u dvadeset minuta jer ne možete pronaći pravu početnu rečenicu. Sastanak rezultira trima stranicama bilješki, ali bez jasnih akcija. Izvješće treba prepisati za više vodstvo, kupce i tehnički tim. Odjednom je pola poslijepodneva nestalo.

Umjetna inteligencija može smanjiti vrijeme potrebno za premještanje informacija iz jednog oblika u drugi.

Na primjer:

• Bilješke postaju sažetak

• Sažetak postaje e-poruka

• E-pošta postaje nacrt prezentacije

• Gruba ideja postaje plan projekta

• Proračunska tablica postaje pisano objašnjenje

• Komplicirana politika postaje jasan i pristupačan vodič

Tu se obično pojavljuju dobici produktivnosti. Ne u dramatičnim trenucima tipa „umjetna inteligencija sada vodi tvrtku“, već u desecima malih poboljšanja.

To je pomalo kao čišćenje kamenčića iz cipele. Jedan kamenčić nije kriza, ali hodati okolo s dvanaest njih cijeli dan je smiješno.

Umjetna inteligencija također može učiniti stručnost dostupnijom. Novi zaposlenik može tražiti objašnjenje nepoznate terminologije. Voditelj može istražiti različite načine strukturiranja povratnih informacija. Prodavač može pripremiti pitanja za industriju koju još ne razumije.

Promišljeno korištena, umjetna inteligencija pomaže ljudima brže doći do solidne početne točke.

3. Najbolji zadaci na radnom mjestu koje možete dati umjetnoj inteligenciji

Najlakši način za razumijevanje korištenja umjetne inteligencije na poslu jest podjela zadataka u tri kategorije: stvaranje, transformacija i analiza.

Stvoriti

Umjetna inteligencija može stvoriti prvi nacrt na temelju vaših uputa.

Primjeri uključuju:

• E-poruke

• Prijedlozi

• Opisi poslova

• Dnevni red

• Objave na društvenim mrežama

• Materijali za obuku

• Odgovori kupaca

• Nacrti prezentacije

• Pitanja za intervju

Izraz „prvi nacrt“ ovdje je važan. Sadržaj generiran umjetnom inteligencijom obično treba pregledati prije slanja, objave ili prezentacije.

Transformirati

Ovo je jedna od najjačih primjena umjetne inteligencije na radnom mjestu. Dajete joj postojeće informacije i tražite od nje da promijeni format, duljinu, stil ili razinu složenosti.

Na primjer:

• Skratite dugo izvješće

• Pretvorite bilješke u zadatke

• Prepišite tehnički jezik za kupce

• Pretvaranje odlomka u grafičke oznake

• Neka poruka zvuči profesionalnije

• Pretvorite transkript u sažetak

• Prevedite interni žargon na jasan svakodnevni jezik

Zadaci transformacije obično dobro funkcioniraju jer umjetna inteligencija ima materijal za rad. Ne izmišlja sve od nule.

Analizirati

Umjetna inteligencija također može pomoći u prepoznavanju obrazaca, usporedbi informacija i strukturiranju problema.

Praktični analitički zadaci uključuju:

• Grupiranje povratnih informacija kupaca u teme

• Uspoređivanje nekoliko opcija

• Identificiranje mogućih rizika

• Pronalaženje praznina u planu

• Stvaranje prednosti i nedostataka

• Predlaganje pitanja koja ste možda propustili

• Objašnjenje trendova u skupu podataka

• Kategorizacija zahtjeva za podršku

Međutim, analizu umjetne inteligencije treba tretirati kao pomoć, a ne kao neupitnu istinu. Može promašiti kontekst ili donijeti pretpostavke koje izgledaju razumno, ali su potpuno pogrešne. Ljudski pregled je i dalje volan 🚗

4. Tablica usporedbe: Praktični načini korištenja umjetne inteligencije na poslu

Zadatak na radnom mjestu	Što umjetna inteligencija može učiniti	Najbolji doprinos koji možete dati	Potrebna ljudska provjera?	Zašto to funkcionira
Pisanje e-pošte	Nacrt, skraćivanje, omekšavanje, pojašnjenje	Primatelj, svrha, ključne činjenice, željena radnja	Da	Uklanja trenje praznih stranica
Bilješke sa sastanka	Sažmi i izdvoji radnje	Transkript ili strukturirane bilješke	Definitivno	Brzo odvaja raspravu od odluka
Planiranje istraživanja	Predložite pitanja i tematska područja	Jasan cilj i publika	Da - činjenice treba provjeriti	Pomaže u izgradnji početnog okvira
Upravljanje projektima	Stvorite planove, prekretnice, rizike	Opseg, rok, tim, ograničenja	Da	Organizira raspršene informacije
Interpretacija podataka	Objasnite obrasce i anomalije	Čisti podaci plus poslovni kontekst	Potrebna je snažna recenzija	Olakšava raspravu o brojkama
Brainstorming	Generirajte ideje i alternative	Specifičan problem i granice	Umjereno	Proizvodi niz, ponekad neočekivano učinkovit
Korisnička podrška	Nacrti odgovora i klasifikacija problema	Poruka kupcu i smjernice za tvrtku	Da, posebno osjetljivi slučajevi	Ubrzava rutinske odgovore
Uređivanje dokumenata	Poboljšajte ton, gramatiku, strukturu	Izvorni tekst i ciljana publika	Obično	Brže od uređivanja rečenice po rečenici
Učenje	Objasnite koncepte i kreirajte kvizove	Tema, razina vještine, radni scenarij	Lagano do umjereno	Čini trening personaliziranijim
Podrška odlučivanju	Usporedite opcije i površinske rizike	Kriteriji, ograničenja, prioriteti	Apsolutno	Razjašnjava razmišljanje, ali ne bi trebao odlučivati ​​umjesto vas

Tablica jasno pokazuje nešto važno: umjetna inteligencija najbolje funkcionira kada je zadatak dobro definiran.

„Pomoć s mojim projektom“ je nejasno.

„Izrada kontrolne liste od šest koraka za malo interno ažuriranje softvera koje uključuje IT, korisničku podršku i prodaju“ daje umjetnoj inteligenciji nešto konkretno s čime može raditi.

Specifičan ulaz stvara specifičan izlaz. Teško revolucionarno, ali istinito.

5. Kako napisati bolje AI upute za posao

Ne trebate kompliciranu formulu upita. Samo trebate pružiti dovoljno konteksta kako bi umjetna inteligencija razumjela kako izgleda nešto dobro.

Pouzdana uputa na radnom mjestu obično sadrži pet elemenata:

Zadatak

Navedite točno što želite.

Primjer:

"Napišite e-poruku s objašnjenjem kašnjenja u isporuci."

Kontekst

Objasnite što se dogodilo i zašto je zadatak važan.

Primjer:

„Dobavljač je odgodio isporuku za četiri dana zbog problema sa zalihama.“

Publika

Recite umjetnoj inteligenciji tko će pročitati ili koristiti rezultat.

Primjer:

„Publika je dugogodišnji kupac koji je već frustriran.“

Željeni ton ili format

Opišite kako bi odgovor trebao zvučati ili izgledati.

Primjer:

„Koristite smiren, izravan i odgovoran ton. Neka ne bude dulje od 150 riječi.“

Potrebni detalji

Navedite činjenice koje moraju biti uključene.

Primjer:

„Navedite revidirani datum isporuke, mogućnost povrata novca i kontakt za podršku.“

Kada se sve zajedno uzme u obzir, prompt postaje:

„Napišite e-poruku dugogodišnjem kupcu u kojoj objašnjavate da je njihova pošiljka odgođena četiri dana zbog problema sa zalihama dobavljača. Koristite smiren, izravan i odgovoran ton. Neka ne bude dulje od 150 riječi. Uključite revidirani datum isporuke, mogućnost povrata novca i kontakt za podršku.“

Taj će upit gotovo uvijek dati bolji rezultat od "Napišite e-poruku s odgodom"

Također možete zamoliti umjetnu inteligenciju da revidira vlastiti odgovor:

• Učini ovo manje formalnim

• Ukloni ponavljanje

• Dodajte jasniji poziv na akciju

• Prepišite ovo za publiku rukovoditelja

• Utvrdite sve nepotvrđene pretpostavke

• Daj mi tri jače alternative

• Osporite ovu preporuku

Ovo posljednje je posebno vrijedno. Umjetna inteligencija ne mora uvijek biti vaša podrška. Ponekad bi to trebao biti pomalo iritantan kolega koji pita: „Ali što se događa ako je ta pretpostavka pogrešna?“ 🧐

6. Kako koristiti umjetnu inteligenciju za e-poštu i komunikaciju na radnom mjestu

E-pošta je često najlakše mjesto za početak.

Umjetna inteligencija može vam pomoći kada znate što želite reći, ali ne možete pronaći pravu riječ. Također vam može pomoći da izbjegnete poruke koje su previše izravne, previše nejasne ili tri odlomka duže nego što je potrebno.

Praktični zahtjevi uključuju:

• Prepiši ovo da zvuči prijateljski, ali čvrsto

• Učini ovo sažetijim

• Dodajte jasan rok

• Uklonite emocionalni jezik

• Učinite ovo prikladnim za više rukovodstvo

• Pretvori ovo u pristojno praćenje

• Objasnite ovo bez tehničkog žargona

• Kreirajte tri opcije naslova

Umjetna inteligencija je posebno korisna za osjetljivu komunikaciju, ali oprez je važan. Problem s performansama, pritužba, pravno pitanje ili osobna stvar ne bi se smjeli tretirati kao ležeran marketinški natpis.

Koristite umjetnu inteligenciju za strukturiranje poruke, a zatim pregledajte svaku rečenicu.

Zapitajte se:

• Je li ovo točno?

• Zvuči li to kao ja?

• Može li se ova formulacija pogrešno shvatiti?

• Je li ton prikladan za vezu?

• Sadrži li privatne podatke koji se nisu smjeli unositi?

• Je li mi ugodno staviti svoje ime ispod toga?

To posljednje pitanje je najjednostavniji test kontrole kvalitete. Ako biste oklijevali potpisati ga, nemojte ga slati.

7. Korištenje umjetne inteligencije za sastanke koji daju stvarne rezultate

Sastanci generiraju mnogo informacija i, nekako, ne uvijek mnogo jasnoće.

Umjetna inteligencija može pomoći prije, tijekom i nakon sastanka.

Prije sastanka

Koristite umjetnu inteligenciju za:

• Izradite dnevni red

• Odredite ključna pitanja

• Sažmite osnovne informacije

• Pripremite teme za razgovor

• Predvidi prigovore

• Izraditi okvir za odlučivanje

Praktična uputa mogla bi biti:

„Izradite 30-minutni dnevni red za sastanak o odgođenom uključivanju korisnika. Cilj je identificirati glavno usko grlo, dogovoriti se o vlasniku i odabrati dvije akcije za ovaj tjedan.“

Nakon sastanka

Umjetna inteligencija može pretvoriti bilješke ili transkripte u:

• Ključne odluke

• Radne stavke

• Vlasnici

• Rokovi

• Otvorena pitanja

• Rizici

• E-poruke za praćenje

Nemojte automatski vjerovati rezultatu. Transkripti sastanaka mogu sadržavati pogreške, nejasne govornike, šale koje izgledaju kao obveze i obveze koje zvuče kao šale.

Pregledajte sažetak prije nego što ga podijelite.

Dobra praksa je zatražiti od umjetne inteligencije da podijeli informacije u tri skupine:

1. Potvrđene odluke

2. Predložene ideje

3. Neriješena pitanja

To sprječava da napola raspravljeni prijedlozi preko noći magično postanu službena politika.

8. Korištenje umjetne inteligencije za istraživanje bez stvaranja besmislica

Umjetna inteligencija vam može pomoći u pokretanju istraživanja, organiziranju teme i identificiranju područja koja vrijedi istražiti.

Može:

• Objasnite nepoznatu terminologiju

• Generirajte istraživačka pitanja

• Usporedite koncepte

• Predloži kategorije

• Izradite nacrt

• Sažmite informacije koje dajete

• Utvrdite pretpostavke

• Kreirajte pitanja za intervju

• Istaknite nedostajuće perspektive

Ono što ne bi trebalo učiniti jest postati vaš jedini izvor istine.

Umjetna inteligencija može proizvesti netočne detalje, izmišljene primjere, zastarjele informacijeili izjave koje zvuče daleko sigurnije nego što zaslužuju.

Za istraživanje na radnom mjestu, koristite umjetnu inteligenciju kao kartografa, a ne kao sam teritorij.

Razuman postupak izgleda ovako:

1. Zamolite umjetnu inteligenciju da ukratko definiše temu.

2. Identificirajte tvrdnje koje su važne.

3. Provjerite važne činjenice koristeći pouzdane interne ili eksterne informacije.

4. Zamolite umjetnu inteligenciju da organizira provjerene nalaze.

5. Pregledajte konačni rezultat radi točnosti i pristranosti.

Također možete potaknuti umjetnu inteligenciju da pokaže nesigurnost:

• Koji dijelovi ovog odgovora mogu biti nepouzdani?

• Koje pretpostavke postavljaš?

• Koje činjenice trebam provjeriti?

• Koje bi informacije promijenile ovu preporuku?

• Navedite mi najjači argument protiv ovog zaključka.

Ovi znakovi neće učiniti umjetnu inteligenciju nepogrešivom, ali potiču pažljivije razmišljanje.

9. Kako koristiti umjetnu inteligenciju za podatke, izvješća i proračunske tablice

Umjetna inteligencija može olakšati razumijevanje brojeva, posebno za ljude koji ne žive cijeli dan u proračunskim tablicama.

Može vam pomoći:

• Objasnite formule

• Predložite strukture proračunskih tablica

• Kategoriziraj podatke

• Sažmite trendove

• Pretvorite brojke u pisani komentar

• Identificirajte moguće anomalije

• Izradite preporuke za grafikone

• Odjeljci nacrta izvješća

• Prevedite tehnička otkrića na poslovni jezik

Na primjer, umjesto da pitate:

„Što znače ovi podaci?“

Probati:

„Pregledajte ovu mjesečnu tablicu prodaje. Navedite tri najveće promjene, predložite moguća objašnjenja i navedite pitanja koja bih trebao postaviti prije donošenja zaključaka.“

Ta završna klauzula je važna. Podaci rijetko sami sebe objašnjavaju.

Pad prodaje može biti posljedica niže potražnje, nedostajućih zapisa, sezonskih obrazaca, promjena cijena, odgođenog ugovora ili slučajnog lijepljenja vrijednosti u pogrešan stupac. Proračunske tablice imaju talent za stvaranje malih katastrofa dok izgledaju savršeno mirno.

Nikada ne dopustite da umjetna inteligencija donosi visoko utjecajne financijske, operativne ili kadrovske odluke samo na temelju zalijepljenog skupa podataka.

Provjeriti:

• Jesu li podaci potpuni

• Jesu li jedinice ispravne

• Jesu li kategorije dosljedne

• Jesu li nedostajuće vrijednosti važne

• Je li umjetna inteligencija pogrešno shvatila poslovni kontekst

• Tretira li se korelacija kao uzročnost

Umjetna inteligencija može ubrzati interpretaciju. Odgovornost i dalje pripada ljudima.

10. Zaštita povjerljivih i osjetljivih informacija 🔐

Prije unosa podataka o radnom mjestu u bilo koji alat umjetne inteligencije, upoznajte se s pravilima svoje organizacije.

Nemojte pretpostavljati da je svaka AI platforma odobrena za povjerljive podatke.

Osjetljive informacije mogu uključivati:

• Zapisi o kupcima

• Informacije o zaposlenicima

• Lozinke ili pristupne vjerodajnice

• Medicinski detalji

• Pravni dokumenti

• Financijski podaci

• Neobjavljeni planovi proizvoda

• Interna strategija

• Vlasnički kod

• Uvjeti ugovora

• Osobni podaci

Kad god je moguće, uklonite identifikacijske podatke.

Umjesto unosa:

„Napišite ocjenu učinka za Jordana Smitha u operativnom timu u Manchesteru, koji je propustio rok ugovora s Acmeom.“

Upotrijebite nešto poput:

„Napišite ocjenu učinka za zaposlenika operativnog odjela koji je propustio važan rok za klijenta. Povratne informacije trebaju biti činjenične, konstruktivne i usmjerene na sljedeće korake.“

Anonimizacija informacija smanjuje rizik , a istovremeno omogućuje umjetnoj inteligenciji da pomogne sa strukturom.

Također provjerite pruža li vaša organizacija odobreni sustav umjetne inteligencije za poduzeća. Ti alati mogu uključivati ​​strože kontrole podataka, upravljanje pristupom i interne politike.

Praktičnost nije dobar razlog za otkrivanje informacija koje bi trebale ostati privatne. To nije inovacija. To je samo ostavljanje ormara za spise otvorenog na kiši.

11. Gdje umjetna inteligencija ne bi trebala donositi konačnu odluku

Umjetna inteligencija može podržati odluku, ali neke odluke zahtijevaju ljudsku odgovornost od početka do kraja.

Budite posebno oprezni sa:

• Zapošljavanje i otpuštanje

• Disciplina zaposlenika

• Medicinske odluke

• Pravni savjet

• Kreditna ili financijska odobrenja

• Sigurnosno-kritičan posao

• Presude o usklađenosti

• Bodovanje performansi

• Osjetljivi sporovi s kupcima

• Odluke koje se odnose na diskriminaciju ili pravednost

Umjetna inteligencija može pomoći u sažimanju dokaza, identificiranju pitanja ili usporedbi scenarija. Ne bi joj se smjelo dopustiti da donosi konačnu odluku bez kvalificiranog ljudskog nadzora.

Zašto? Zato što umjetna inteligencija ne razumije posljedice na način na koji ih ljudi razumiju. Može obrađivati ​​obrasce, ali ne nosi odgovornost, empatiju, profesionalnu dužnost ili životni kontekst.

Također može reproducirati pristranost skrivenu u primjerima, povijesnim podacima ili načinu na koji je uokvirena poruka.

Zdravo pravilo je:

Što je veći utjecaj na nečija prava, egzistenciju, sigurnost ili budućnost, to bi umjetna inteligencija trebala imati manje kontrole.

To pravilo nije blještavo, ali drži se.

12. Kako menadžeri mogu uvesti umjetnu inteligenciju bez izazivanja panike

Kada vođe loše uvedu umjetnu inteligenciju, zaposlenici često čuju jednu poruku:

„Pronašli smo stroj koji bi te mogao zamijeniti.“

Čak i kada to nije namjera, nejasna komunikacija stvara tjeskobu.

Bolji pristup je objasniti:

• Zašto se uvodi umjetna inteligencija

• Koje zadatke može podržati

• Koji zadaci ostaju ljudski vođeni

• Koje podatke zaposlenici mogu unijeti

• Koji je pregled potreban

• Kako treba prijaviti greške

• Kako će se mjeriti uspjeh

• Koja će se obuka pružati

Menadžeri bi se trebali usredotočiti na praktične primjere, a ne na velika obećanja.

Na primjer:

„Koristimo umjetnu inteligenciju za izradu prvih nacrta rutinskih odgovora korisnika. Svaki odgovor i dalje će pregledavati agent za podršku.“

To je jasnije od:

„Poboljšavamo korisničko iskustvo putem inteligencije sljedeće generacije.“

Druga rečenica zvuči skupo i ne znači gotovo ništa.

Timovima bi također trebalo dopustiti eksperimentiranje unutar sigurnih granica. Zaposlenici koji obavljaju posao često uočavaju najbolje slučajeve upotrebe jer točno znaju koji su procesi repetitivni, frustrirajući i koji ih drži na okupu jedna herojska proračunska tablica.

13. Jednostavan okvir za početak ovog tjedna

Da biste počeli koristiti umjetnu inteligenciju bez prekomjernog kompliciranja stvari, odaberite jedan zadatak niskog rizika.

Korak 1: Pronađite zadatak koji se ponavlja

Potražite posao koji radite nekoliko puta tjedno.

Primjeri:

• Pisanje e-poruka za praćenje

• Sažimanje sastanaka

• Formatiranje izvješća

• Izrada dnevnog reda

• Prepisivanje sadržaja

• Organiziranje bilješki

Korak 2: Definirajte vrijedan ishod

Odlučite kako izgleda uspjeh.

Možda želite skratiti vrijeme izrade nacrta, poboljšati dosljednost, smanjiti broj pogrešaka ili stvoriti jasnije akcijske stavke.

Korak 3: Izradite upit za višekratnu upotrebu

Napišite upit koji uključuje zadatak, kontekst, publiku, format i ograničenja.

Spremite ga na mjesto gdje mu je lako pristupiti.

Korak 4: Pregledajte svaki izlaz

Provjerite činjenice, ton, privatnost i relevantnost.

Ne brkajte brzinu s kvalitetom.

Korak 5: Poboljšajte upit

Primijetite što umjetna inteligencija griješi.

Dodajte jasnije upute. Navedite primjere. Uklonite dvosmislenost. Zatražite drugačiju strukturu.

Korak 6: Izmjerite rezultat

Je li uštedjelo vrijeme? Je li se poboljšala kvaliteta? Je li stvorilo dodatni posao uređivanja?

Neki AI tijekovi rada izgledaju impresivno, ali gotovo ništa ne štede. Drugi tiho uklanjaju sat vremena frustracije svaki tjedan.

Zadržite drugu vrstu.

14. Uobičajene pogreške koje ljudi rade s umjetnom inteligencijom na radnom mjestu

Razumijevanje korištenja umjetne inteligencije na poslu također znači znati što ne treba raditi.

Davanje nejasnih uputa

Slab ulaz stvara generički izlaz.

Dodajte kontekst, primjere, ograničenja i jasan cilj.

Vjerovanje prvom odgovoru

Prvi odgovor je nacrt, a ne zapovijed uklesana u kamen.

Zatražite revizije.

Kopiranje bez uređivanja

Pisanje generirano umjetnom inteligencijom može zvučati uglađeno, ali prazno. Dodajte stvarne detalje, uklonite generičke fraze i učinite da zvuči ljudski.

Dijeljenje povjerljivih podataka

Ne lijepite osjetljive podatke u neodobrene sustave.

Korištenje umjetne inteligencije za sve

Neke zadatke je brže obaviti samostalno.

Ne treba vam AI prompt od šest odlomaka da biste napisali „Hvala, danas ću ovo pregledati.“

Skrivanje upotrebe umjetne inteligencije kada je otkrivanje važno

Neke organizacije, klijenti ili industrije zahtijevaju transparentnost. Slijedite relevantne politike.

Tretiranje rezultata umjetne inteligencije kao objektivnog

Umjetna inteligencija odražava obrasce i pretpostavke. Nije automatski neutralna.

Automatizacija neispravnog procesa

Ubrzavanje lošeg procesa ne čini ga dobrim. Samo stvara greške impresivnom brzinom 💨

Ispravite tijek rada prije nego što ga automatizirate.

15. Izgradnja navike umjetne inteligencije koja traje

Najbolji način da se upoznate s umjetnom inteligencijom na radnom mjestu jest redovito je koristiti za male, specifične zadatke.

Započnite s jednom ili dvije ponovljive aktivnosti.

Na primjer:

• Svakog ponedjeljka koristite umjetnu inteligenciju za organiziranje svojih prioriteta.

• Nakon sastanaka, bilješke pretvorite u akcijske planove.

• Prije slanja dugačke e-pošte, zamolite umjetnu inteligenciju da je skrati.

• Kada se suočite s odlukom, zatražite pretpostavke i protuargumente.

• Na kraju projekta, koristite umjetnu inteligenciju za strukturiranje naučenih lekcija.

Vodite malu biblioteku uputa za zadatke koje ponavljate. S vremenom ćete razviti osjećaj koje upute funkcioniraju, koji su zadaci prikladni i gdje je ljudska prosudba najvažnija.

Također ćete naučiti kada ne koristiti umjetnu inteligenciju.

To je također dio AI pismenosti.

Cilj nije maksimalno korištenje umjetne inteligencije. Cilj je bolji rad.

Praktična završna napomena

Učenje korištenja umjetne inteligencije na poslu uglavnom se svodi na učenje jasnog delegiranja.

Umjetna inteligencija je vrijedna za izradu nacrta, sažimanje, prilagođavanje, organiziranje, objašnjavanje i istraživanje. Može smanjiti ponavljajući napor i pomoći vam da puno brže prijeđete s prazne stranice na funkcionalnu prvu verziju.

Ali potrebne su granice.

Zaštitite povjerljive informacije. Provjerite važne tvrdnje. Pregledajte osjetljivu komunikaciju. Neka ljudi budu odgovorni za odluke s velikim utjecajem. I molimo vas, oduprite se iskušenju automatizacije procesa koji nitko ne razumije.

Počnite s malim. Odaberite jedan dosadan, ponovljiv zadatak. Dajte umjetnoj inteligenciji jasne upute, pregledajte rezultat i usavršite proces.

Dobro korištena, umjetna inteligencija ne čini rad manje ljudskim. Stvara više prostora za dijelove posla koji u prvom redu zahtijevaju ljude - prosudbu, povjerenje, pažnju, empatiju i sposobnost uočavanja kada je sastanak potpuno skrenuo s puta. 

Praktičan primjer: Pretvaranje bilješki sa sastanka u pouzdane akcijske planove

Scenarij

Maya upravlja uključivanjem korisnika u rastuću softversku tvrtku. Prisustvuje trima projektnim sastancima svaki tjedan, bilježi okvirne bilješke dok ljudi govore, a kasnije te bilješke pretvara u e-poruke s naknadnim odgovorima.

Zadatak je repetitivan, ali nosi određeni rizik. Predloženi rok lako se može zamijeniti za dogovoreni, dok općeniti prijedlog može nenamjerno postati nečija dodijeljena odgovornost. Cilj je, dakle, ne dopustiti umjetnoj inteligenciji da odluči što se dogodilo. Cilj je koristiti umjetnu inteligenciju za organiziranje bilješki dok Maya provjerava svaku odluku, vlasnika i datum prije dijeljenja sažetka.

Što asistentu treba

Maja pruža:

• Njene anonimizirane bilješke sa sastanka ili odobreni transkript

• Svrha sastanka

• Popis sudionika i njihovih uloga

• Potreban izlazni format

• Pravilo koje kaže da nedostajući vlasnici ili rokovi moraju biti označeni, a ne izmišljeni

• Jasna razlika između potvrđenih odluka, predloženih ideja i neriješenih pitanja

• Odobrena metoda njezine tvrtke za rukovanje povjerljivim informacijama

Prije nego što bilo što prenese, uklanja imena kupaca, osobne podatke, pristupne vjerodajnice i komercijalno osjetljive informacije, osim ako sustav umjetne inteligencije nije posebno odobren za obradu tih podataka.

Primjer upute

„Bilješke sa sastanka u nastavku pretvorite u sažet sažetak daljnjih aktivnosti.“.

Organizirajte odgovor pod ovim naslovima:

1. Potvrđene odluke

2. Radne stavke

3. Predložene ideje

4. Neriješena pitanja

5. Rizici ili ovisnosti

Za svaku akcijsku stavku navedite zadatak, vlasnika i rok. Ako vlasnik ili rok nisu izričito dogovoreni, napišite 'Nije potvrđeno'. Nemojte pretpostavljati obveze niti izmišljati detalje.

Sažetak neka bude kraći od 350 riječi. Koristite jasan, neutralan jezik prikladan za sve koji su prisustvovali sastanku.

Prije završetka, navedite sve tvrdnje koje su dvosmislene ili ih je možda potrebno provjeriti

Dobar naspram lošeg rezultata

Slaba akcijska stavka mogla bi glasiti:

„Sam će ažurirati vodič za uvođenje u posao do petka.“

To zvuči jasno, ali nije sigurno ako bilješke samo ukazuju na to da bi Sam mogao pregledati vodič, a nije dogovoren rok.

Bolja verzija bi glasila:

„Pregledajte vodič za uvođenje u posao - predloženi vlasnik: Sam; rok: nije potvrđen.“

Druga verzija čuva neizvjesnost umjesto da tiho pretvori raspravu u obvezu.

Kako to testirati

Maja stvara mali skup testova koristeći šest prethodnih sastanaka čiji ishodi već znaju.

Ona provjerava je li asistent:

• Odvaja odluke od prijedloga

• Točno prepisuje imena, datume i rokove

• Označava nedostajuće informacije kao nepotvrđene

• Izbjegava dodjeljivanje zadataka koji nikada nisu dogovoreni

• Uključuje važna neriješena pitanja

• Izrađuje sažetak koji drugi sudionik može razumjeti

• Izostavlja povjerljive podatke uklonjene iz unosa

Ona također dodaje namjerne rubne slučajeve:

• Sudionik se šali o dovršetku zadatka

• Dvoje ljudi raspravljaju o vlasništvu bez postizanja dogovora

• Netko spominje dva moguća roka

• Transkript dodjeljuje komentar pogrešnom govorniku

• Odluka je poništena kasnije na sastanku

• Zadatak je dogovoren, ali vlasnik nije imenovan

Tijek rada prolazi samo kada Maya može pratiti svaku odluku i radnju do izvornih bilješki.

Proizlaziti

Ilustrativni rezultat: Maya testira proces na šest sažetaka sastanaka tijekom dva tjedna.

Njezin ručni proces prije je u prosjeku trajao 18 minuta po sastanku. S umjetnom inteligencijom, generiranje prvog nacrta traje oko 2 minute, nakon čega slijedi prosjek od 7 minuta za provjeru i uređivanje. To smanjuje ukupno vrijeme obrade s 18 minuta na 9 minuta po sastanku.

Primjer uštede kroz šest sastanaka je sljedeći:

• Prethodni zbroj: 6 × 18 minuta = 108 minuta

• Ukupno uz pomoć umjetne inteligencije, uključujući pregled: 6 × 9 minuta = 54 minute

• Ilustrativno ušteđeno vrijeme: 54 minute

Pet od šest sažetaka zadovoljava kriterije za prihvaćanje nakon jednog pregleda. Preostali sažetak zahtijeva drugi pregled jer je transkript zbunio dva govornika.

Ove brojke su primjer procjene temeljene na navedenoj postavci testa, a ne objavljeni rezultat tvrtke. Uzorak je malen, sastanci se mogu razlikovati po složenosti, a izračun uključuje vrijeme pregleda, ali ne i vrijeme potrebno za čišćenje ili anonimizaciju transkripata.

Što može poći po zlu

Pomoćnik može:

• Izmislite vlasnika za nedodijeljeni zadatak

• Predloženi datum tretiraj kao potvrđeni rok

• Propustiti odluku koja je formulirana neizravno

• Pripisivanje komentara pogrešnoj osobi

• Napravite uglađen sažetak koji prikriva nesigurnost

• Sačuvajte osjetljive podatke sadržane u bilješkama

• Slijedite zastarjele upute ako se predložak sastanka promijeni

Najozbiljnija pogreška bila bi slanje sažetka bez provjere. Tečnost nije dokaz da je zapis točan.

Maya stoga uspoređuje svaku akcijsku stavku s izvornim bilješkama, potvrđuje nejasne obveze s relevantnom osobom i čuva izvorne bilješke dostupne za referencu. Osjetljiva ili sporna pitanja rješavaju se ručno, a ne delegiraju se asistentu.

Praktična informacija

Umjetna inteligencija je ovdje vrijedna jer postojeće informacije pretvara u jasniju strukturu. Ne zamjenjuje osobu odgovornu za potvrdu onoga što je odlučeno.

Siguran tijek rada je jednostavan: osigurati jasna pravila, ukloniti osjetljive informacije, zahtijevati od umjetne inteligencije da pokaže nesigurnost, testirati je na poznatim primjerima i uključiti ljudski pregled u svaku navodnu uštedu vremena.

Često postavljana pitanja

Kako početnici mogu sigurno početi koristiti umjetnu inteligenciju na poslu?

Započnite s jednim ponavljajućim zadatkom niskog rizika, kao što je izrada e-poruka za praćenje, sažimanje bilješki, izrada dnevnog reda ili reorganizacija postojećeg sadržaja. Dajte umjetnoj inteligenciji jasne upute, a zatim pregledajte rezultat radi točnosti, tona, privatnosti i relevantnosti. Izbjegavajte unos osjetljivih podataka osim ako vaša organizacija nije odobrila alat za rukovanje tim podacima.

Koji su najbolji zadaci za automatizaciju pomoću umjetne inteligencije na radnom mjestu?

Umjetna inteligencija dobro funkcionira pri izradi prvih nacrta, preradi postojećih informacija i organiziranju osnovnih analiza. Prikladni zadaci uključuju prepisivanje dokumenata, izdvajanje radnji sa sastanaka, grupiranje povratnih informacija, objašnjavanje trendova u proračunskim tablicama i generiranje kontrolnih popisa. Manje je prikladna za odluke s velikim utjecajem koje uključuju zapošljavanje, pravna pitanja, sigurnost, financije, zdravstvenu skrb ili pravednost.

Kako napisati dobru AI prompt za posao?

Snažan uputa na radnom mjestu objašnjava zadatak, kontekst, publiku, željeni format i potrebne detalje. Umjesto da tražite općenitu pomoć, opišite konkretan rezultat koji vam je potreban i sva ograničenja, poput broja riječi ili tona. Odgovor možete dodatno precizirati tako da od umjetne inteligencije zatražite uklanjanje ponavljanja, identificiranje pretpostavki ili označavanje informacija koje je potrebno provjeriti.

Kako mogu koristiti umjetnu inteligenciju za e-poštu, a da ne zvučim robotski?

Navedite izvornu poruku, njezinu svrhu, vaš odnos s primateljem i ton koji želite. Zamolite umjetnu inteligenciju da e-poruku učini sažetom, prijateljskom, čvrstom ili prikladnom za određenu publiku. Prije slanja dodajte konkretne detalje, uklonite generičke riječi i provjerite zvuči li svaka rečenica prirodno pod vašim imenom.

Kako bi se trebale pregledavati bilješke sa sastanaka generirane umjetnom inteligencijom?

Usporedite svaku odluku, radnju, vlasnika i rok s izvornim bilješkama ili odobrenim transkriptom. Zahtijevajte od umjetne inteligencije da odvoji potvrđene odluke od predloženih ideja i neriješenih pitanja. Nedostajuće informacije trebale bi biti označene kao "Nije potvrđeno" umjesto da se nagađaju, posebno kada govornici raspravljaju o mogućim vlasnicima ili datumima bez postizanja dogovora.

Može li umjetna inteligencija točno analizirati proračunske tablice i poslovne podatke?

Umjetna inteligencija može objasniti formule, sažeti trendove, identificirati moguće anomalije i pretvoriti brojke u pisane komentare. Međutim, njezina interpretacija ovisi o čistim podacima i dovoljnom poslovnom kontekstu. Provjerite jedinice, nedostajuće vrijednosti, konzistentnost kategorija i postoje li alternativna objašnjenja prije nego što upotrijebite rezultat za financijske, operativne ili kadrovske odluke.

Koje podatke o radnom mjestu nikada ne treba unositi u umjetnu inteligenciju?

Izbjegavajte unos lozinki, pristupnih podataka, evidencije kupaca, podataka o zaposlenicima, medicinskih informacija, pravnih dokumenata, vlasničkog koda, neobjavljenih planova ili osjetljivih financijskih podataka u neodobrene sustave. Uklonite imena i identifikacijske podatke gdje god je to moguće. Politika podataka vaše organizacije i odobreni poslovni alati trebali bi odrediti koje se informacije mogu sigurno obrađivati.

Kako menadžeri mogu uvesti umjetnu inteligenciju na poslu bez brige za zaposlenike?

Menadžeri bi trebali objasniti zašto se uvodi umjetna inteligencija, koje će zadatke podržavati, što ostaje vođeno ljudima i kako se rezultati moraju pregledavati. Također bi trebali definirati odobrene prakse podataka, obuku, postupke izvještavanja i mjere uspjeha. Konkretni primjeri obično grade više povjerenja od nejasnih obećanja o transformaciji ili inteligentnim tijekovima rada.

Koje su najčešće pogreške pri korištenju umjetne inteligencije na poslu?

Uobičajene pogreške uključuju davanje nejasnih uputa, vjerovanje prvom odgovoru, kopiranje sadržaja bez uređivanja i dijeljenje povjerljivih informacija. Ljudi također mogu automatizirati neispravne procese ili tretirati rezultate umjetne inteligencije kao objektivne. Bolji pristup je provjera važnih tvrdnji, revizija slabih nacrta, testiranje ponovljivih tijekova rada i jasno definiranje ljudske odgovornosti.

Kako mogu izmjeriti štedi li tijek rada umjetne inteligencije vrijeme?

Izmjerite cijeli proces, uključujući pripremu ulaznih podataka, anonimizaciju informacija, provjeru izlaznih podataka i ispravljanje. Usporedite ovaj ukupni iznos s vremenom i kvalitetom vašeg prethodnog tijeka rada. Učinkovit proces umjetne inteligencije trebao bi smanjiti trud ili poboljšati dosljednost bez stvaranja neprihvatljivih rizika za privatnost, točnost ili odgovornost.

Reference

1. Vlada Ujedinjenog Kraljevstva - Priručnik za umjetnu inteligenciju za vladu Ujedinjenog Kraljevstva - gov.uk

2. Nacionalni institut za standarde i tehnologiju - Okvir za upravljanje rizicima umjetne inteligencije: Generativna umjetna inteligencija - nist.gov

3. Ured povjerenika za informiranje - Umjetna inteligencija, zaštita podataka i javni sektor: Politike umjetne inteligencije - ico.org.uk

4. Nacionalni ured za ekonomska istraživanja - nber.org

5. Američka komisija za jednake mogućnosti zapošljavanja - Koja je uloga EEOC-a u umjetnoj inteligenciji? - eeoc.gov

6. Vladina komunikacijska služba - Politika generativne umjetne inteligencije GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - Praktični vodič za gradnju s umjetnom inteligencijom - openai.com

Pronađite najnoviju umjetnu inteligenciju u službenoj trgovini AI Assistant

O nama